Algemene voorwaarden
Laatste update: 22 september 2026
1. Wie is Studio Ember?
Studio Ember is de handelsnaam van:
Michelle Thys Coaching
Ondernemingsnummer: BE 1001.569.738
Dr. Frans de Hovrestraat 1 bus 2
9200 Oudegem, België
michelle@studio-ember.be
0456 89 24 01
Door een abonnement, beurtenkaart, reeks, personal-trainingpakket of andere dienst van Studio Ember aan te kopen, bevestigt de klant deze algemene voorwaarden vóór de aankoop te hebben kunnen raadplegen en te hebben aanvaard. Bij online aankoop wordt de klant gevraagd de algemene voorwaarden tijdens het bestelproces expliciet te aanvaarden.
Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle diensten van Studio Ember, waaronder Small Group Training, personal training, duo training, beurtenkaarten, proeflessen, reeksen, trajecten en andere trainingen of coachingdiensten. Wanneer voor een specifieke dienst, reeks, pakket of tijdelijke actie aanvullende voorwaarden worden meegedeeld, maken deze eveneens deel uit van de overeenkomst.
2. Abonnementen en credits
Studio Ember biedt onder meer de abonnementen Ember 4 en Ember 8 aan.
Ember 4 omvat 4 trainingscredits per facturatieperiode.
Ember 8 omvat 8 trainingscredits per facturatieperiode.
Credits zijn persoonlijk en kunnen niet worden overgedragen aan iemand anders.
Niet-gebruikte credits vervallen op het einde van de betreffende facturatieperiode en worden niet meegenomen naar een volgende periode.
Het niet gebruiken van beschikbare credits, bijvoorbeeld wegens vakantie, werk, ziekte van korte duur, gezinsplanning of andere persoonlijke omstandigheden, geeft geen recht op terugbetaling.
Dit verandert niets aan een eventueel recht op terugbetaling wanneer Studio Ember de overeengekomen betaalde dienst zelf niet kan leveren of wanneer de klant geldig gebruikmaakt van een wettelijk herroepingsrecht.
De klant is zelf verantwoordelijk voor het tijdig reserveren en gebruiken van de beschikbare credits.
3. Wijzigen of stopzetten van een abonnement
Wijzigen
Een klant kan vragen om van abonnementsformule te veranderen (Ember 8 naar Ember 4 of omgekeerd). Deze verandering gaat in vanaf de eerstvolgende facturatieperiode.
Het abonnement dat voor de lopende periode werd aangekocht, blijft voor die periode van toepassing. Er gebeurt geen gedeeltelijke terugbetaling of verrekening wanneer niet alle inbegrepen credits worden gebruikt.
Stopzetten
Een abonnement wordt automatisch vernieuwd totdat de klant het opzegt.
Bij opzegging geldt één bijkomende volledige facturatieperiode als opzegtermijn.
Dit betekent dat na de opzegging de lopende facturatieperiode verderloopt en vervolgens nog één laatste volledige facturatieperiode wordt aangerekend. Na afloop van die laatste periode stopt het abonnement automatisch.
De klant kan haar credits gedurende deze periodes gewoon blijven gebruiken.
Na beëindiging vervallen eventuele resterende credits.
Wanneer iemand later opnieuw wil starten, wordt dit beschouwd als een nieuwe inschrijving. Een plaats in Studio Ember of in een specifieke groep kan dan niet worden gegarandeerd.
Bij een nieuwe inschrijving gelden de prijzen en voorwaarden die op dat moment van toepassing zijn.
4. Vakantiepauze
Klanten met een lopend Ember-abonnement kunnen maximaal één keer per voortschrijdende periode van 12 maanden gebruikmaken van een vakantiepauze.
De vakantiepauze:
-
duurt maximaal 21 opeenvolgende kalenderdagen;
-
moet minstens 7 kalenderdagen vooraf worden aangevraagd;
-
kan niet met terugwerkende kracht worden toegekend;
-
kan niet worden opgesplitst over verschillende vakantieperiodes.
Tijdens de vakantiepauze wordt het abonnement tijdelijk opgeschort. De gebruiks- en facturatieperiode wordt met dezelfde duur verschoven, zodat de klant de betaalde periode niet verliest.
Een niet-gebruikte vakantiepauze heeft geen geldwaarde en geeft geen recht op terugbetaling.
Wanneer een klant buiten deze vakantiepauze gedurende langere tijd niet wenst te trainen, kan zij haar abonnement stopzetten volgens de opzegregeling in artikel 3.
Bij een latere herinschrijving gelden opnieuw de op dat moment beschikbare plaatsen, prijzen en voorwaarden.
5. Beurtenkaarten
Beurtenkaarten zijn persoonlijk en niet overdraagbaar.
Een beurtenkaart is 6 maanden geldig vanaf de aankoopdatum, tenzij bij aankoop uitdrukkelijk een andere termijn wordt meegedeeld.
Niet-gebruikte credits vervallen na het einde van de geldigheidsduur.
Na het verstrijken van een eventueel toepasselijke wettelijke herroepingstermijn wordt een aangekochte beurtenkaart niet terugbetaald omdat de klant van gedachten verandert, onvoldoende gebruikmaakt van de kaart of de trainingen niet meer praktisch kan inplannen.
Een korte ziekte, vakantie, drukke agenda of andere tijdelijke persoonlijke omstandigheid geeft geen automatisch recht op verlenging of terugbetaling.
Bij langdurige medische omstandigheden kan Studio Ember individueel bekijken of een verlenging of andere redelijke oplossing mogelijk is.
6. Reeksen
Studio Ember kan tijdelijke reeksen aanbieden die bestaan uit een vooraf bepaald aantal trainingen op specifieke data en tijdstippen.
Een reeks wordt als één geheel aangekocht. Bij inschrijving wordt een plaats voor de klant gereserveerd voor alle trainingen binnen die reeks.
Van de klant wordt daarom verwacht dat zij deelneemt aan de volledige reeks.
Wanneer de klant één of meerdere trainingen binnen de reeks mist, geeft dit geen automatisch recht op:
-
terugbetaling;
-
een vervangende training;
-
een credit voor een andere Small Group Training;
-
verlenging van de reeks.
Studio Ember kan naar eigen keuze een inhaalmogelijkheid aanbieden wanneer daar praktisch ruimte voor is, maar is hiertoe niet verplicht.
Wanneer Studio Ember zelf een training binnen de reeks annuleert, wordt een vervangmoment of andere passende oplossing voorzien.
7. Reserveren en annuleren
Reguliere trainingen worden vooraf gereserveerd via het boekingssysteem van Studio Ember.
Een gereserveerde training kan kosteloos worden geannuleerd tot 12 uur vóór de start.
Bij een annulering minder dan 12 uur vooraf of wanneer de klant niet komt opdagen:
-
wordt bij een abonnement of beurtenkaart de credit als gebruikt beschouwd;
-
wordt bij personal of duo training de geplande sessie als gebruikt beschouwd.
Deze regel geldt voor alle reguliere trainingen, tenzij vooraf uitdrukkelijk iets anders werd afgesproken.
Voor vaste reeksen gelden de regels uit artikel 6.
Studio Ember kan in uitzonderlijke omstandigheden beslissen een credit of sessie terug te plaatsen. Een dergelijke uitzondering geeft geen automatisch recht op dezelfde uitzondering in de toekomst.
Wanneer Studio Ember zelf een training annuleert, wordt de credit teruggeplaatst of wordt een passend alternatief aangeboden.
8. Proeflessen
Een gratis proefles is bedoeld voor nieuwe klanten om kennis te maken met Studio Ember.
Een gratis proefles kan maximaal één keer per persoon worden gebruikt, tenzij Studio Ember uitdrukkelijk anders beslist.
9. Personal en duo training
Personal-training- en duo-trainingpakketten zijn persoonlijk en niet overdraagbaar.
Het aantal sessies, de prijs en eventuele geldigheidsduur worden bij aankoop meegedeeld.
Voor annuleringen geldt de termijn van 12 uur zoals bepaald in artikel 7.
Wanneer een klant zelf beslist een reeds aangekocht pakket niet volledig te gebruiken, worden de resterende sessies niet terugbetaald.
Wanneer Studio Ember een overeengekomen pakket niet verder kan uitvoeren, wordt samen bekeken welke uitvoering, vervanging of terugbetaling passend is.
10. Ziekte, blessure, zwangerschap en medische omstandigheden
De klant brengt Studio Ember op de hoogte van relevante blessures, lichamelijke klachten, zwangerschap, medische beperkingen of andere omstandigheden die belangrijk kunnen zijn voor een veilige training.
De klant meldt tijdens een training onmiddellijk wanneer een oefening pijn veroorzaakt of wanneer zij zich onwel voelt.
Studio Ember kan vragen om vooraf medisch advies in te winnen wanneer er redelijke twijfel bestaat over veilige deelname.
Een korte ziekte of tijdelijke persoonlijke omstandigheid geeft geen automatisch recht op verlenging, opschorting of terugbetaling.
Wanneer een klant door een langdurige ziekte, blessure, zwangerschap of andere medische omstandigheid gedurende langere tijd niet kan trainen, neemt de klant contact op met Studio Ember.
Studio Ember bekijkt dan individueel welke redelijke oplossing mogelijk is, bijvoorbeeld tijdelijke opschorting of verlenging.
Indien relevant kan Studio Ember vragen om een medisch attest.
11. Uurrooster, beschikbaarheid en vaste groepen
Een abonnement of beurtenkaart geeft toegang tot het beschikbare trainingsaanbod, maar garandeert op zichzelf geen specifieke trainingsdag of specifiek tijdstip.
De klant is verantwoordelijk voor het tijdig reserveren van haar trainingen.
Het niet beschikbaar zijn van het favoriete tijdstip geeft op zichzelf geen recht op terugbetaling wanneer er andere redelijke trainingsmogelijkheden beschikbaar zijn.
Studio Ember kan met een klant ook een vast of terugkerend trainingsmoment afspreken, bijvoorbeeld deelname aan een specifieke vaste groep.
Wanneer zo'n vast moment uitdrukkelijk met de klant werd afgesproken, wordt voor die klant in principe binnen die groep een plaats voorzien zolang die afspraak loopt.
Studio Ember kan het uurrooster aanpassen wanneer dit om organisatorische redenen nodig is.
Bij een structurele wijziging die een belangrijke impact heeft op het trainingsaanbod of op een afgesproken vast trainingsmoment, wordt dit vooraf gecommuniceerd en wordt waar nodig samen naar een redelijke oplossing gezocht.
12. Baby's, kinderen en de kinderhoek
Kinderen en baby's zijn bij Studio Ember welkom wanneer dit veilig en praktisch mogelijk is.
De kinderhoek is een extra faciliteit voor kinderen die hun ouder of begeleider vergezellen. Studio Ember biedt geen kinderopvang of afzonderlijk toezicht op kinderen aan.
De ouder of begeleider blijft gedurende het volledige verblijf in de studio verantwoordelijk voor het toezicht op het kind.
Kinderen mogen:
-
geen trainingsmateriaal of toestellen gebruiken;
-
de veilige uitvoering van de training niet belemmeren.
Wanneer een kind verzorging of aandacht nodig heeft, wordt van de ouder verwacht dat zij haar training indien nodig tijdelijk onderbreekt.
De kinderhoek en het aanwezige speelgoed of meubilair worden gebruikt waarvoor ze bedoeld zijn en worden netjes achtergelaten.
Studio Ember kan het aantal aanwezige kinderen beperken of vragen dat een kind op een bepaald moment niet wordt meegebracht wanneer de beschikbare ruimte, drukte of veiligheid dit vereist.
Het gebruik van de kinderhoek kan daarom niet voor ieder trainingsmoment gegarandeerd worden.
Wanneer de aanwezigheid of het gedrag van een kind een veiligheidsrisico vormt, kan de trainer vragen om het kind uit de trainingszone te halen of de training tijdelijk te onderbreken.
De verantwoordelijkheid van de ouder voor het toezicht op haar kind verandert niets aan de verantwoordelijkheid van Studio Ember voor de veiligheid van de studio of voor schade die door een fout van Studio Ember zelf wordt veroorzaakt.
13. Minderjarige deelnemers
De trainingen van Studio Ember zijn in principe bedoeld voor volwassenen.
Een minderjarige kan alleen zelf deelnemen aan een training na voorafgaand akkoord van Studio Ember en, waar vereist, met toestemming van een ouder of wettelijke vertegenwoordiger.
Dit staat los van kinderen of baby's die uitsluitend met hun ouder meekomen naar de studio.
14. Veiligheid en gedrag
Klanten volgen de instructies van de trainer en gebruiken materiaal en toestellen op een veilige en correcte manier.
Iedere deelnemer traint binnen haar eigen mogelijkheden en meldt relevante klachten of beperkingen.
Studio Ember kan deelname weigeren of stopzetten wanneer gedrag de veiligheid van de klant, andere deelnemers, kinderen of de trainer in gevaar brengt.
Respectloos, agressief, intimiderend of grensoverschrijdend gedrag wordt niet aanvaard.
Studio Ember kan niet aansprakelijk worden gehouden voor schade die uitsluitend het gevolg is van het bewust negeren van veiligheidsinstructies, het verzwijgen van relevante informatie of kennelijk onveilig gebruik van materiaal.
Persoonlijke spullen worden op eigen verantwoordelijkheid meegebracht naar de studio.
Studio Ember blijft verantwoordelijk voor schade waarvoor zij volgens de toepasselijke wetgeving zelf aansprakelijk is.
15. Foto's, video's en privacy
Studio Ember verwerkt persoonsgegevens overeenkomstig de toepasselijke privacywetgeving en haar afzonderlijke privacyverklaring.
Deelname aan trainingen betekent niet automatisch dat een klant toestemming geeft om herkenbare foto's of video's voor marketing of sociale media te gebruiken.
Wanneer Studio Ember herkenbaar beeldmateriaal van klanten wil publiceren, wordt hiervoor waar nodig afzonderlijk toestemming gevraagd.
Een klant kan deelname aan foto- of videomateriaal weigeren zonder dat dit gevolgen heeft voor haar lidmaatschap of deelname aan trainingen.
16. Prijzen en betalingen
De bij aankoop weergegeven consumentenprijzen zijn inclusief de toepasselijke btw.
Bij een terugkerend abonnement wordt het afgesproken bedrag periodiek aangerekend via de gekozen betaalmethode.
Tijdens de opzegtermijn zoals beschreven in artikel 3 blijft het normale abonnementsbedrag verschuldigd en kan de klant haar abonnement blijven gebruiken.
Wanneer een betaling mislukt of niet tijdig wordt uitgevoerd, kan Studio Ember toekomstige reservaties of toegang tot trainingen tijdelijk opschorten totdat de betaling geregeld is.
Voor betalingsherinneringen, eventuele kosten en verwijlintresten worden de geldende Belgische regels inzake consumentenschulden toegepast.
17. Prijswijzigingen en wijzigingen van deze voorwaarden
Studio Ember kan prijzen of deze algemene voorwaarden aanpassen wanneer daar een redelijke en objectieve aanleiding voor bestaat, bijvoorbeeld door wijzigingen in wetgeving, kosten, aanbod of organisatie van de studio.
Wijzigingen hebben geen terugwerkende kracht.
Prijswijzigingen gelden alleen voor toekomstige facturatieperiodes.
Wanneer een wijziging gevolgen heeft voor een lopend abonnement, wordt de klant hierover vooraf duidelijk geïnformeerd.
Wanneer een wijziging de rechten of gebruiksmogelijkheden van een bestaand abonnement wezenlijk beperkt, krijgt de klant de mogelijkheid het abonnement vóór de inwerkingtreding van die wijziging stop te zetten zonder bijkomende kost.
18. Herroepingsrecht bij online aankoop
Wanneer een consument een overeenkomst volledig online of op een andere manier op afstand afsluit, beschikt zij in principe over een wettelijk herroepingsrecht van 14 kalenderdagen vanaf het sluiten van de overeenkomst.
De consument hoeft hiervoor geen reden op te geven.
Wanneer de consument vraagt om de dienstverlening al tijdens deze herroepingstermijn te laten starten, moet zij daar uitdrukkelijk om verzoeken.
Wanneer de dienstverlening vervolgens al gestart is en de consument binnen de herroepingstermijn herroept, kan Studio Ember, wanneer aan de wettelijke voorwaarden is voldaan, het gedeelte van de dienstverlening aanrekenen dat reeds werd uitgevoerd.
Wanneer een dienst tijdens de herroepingstermijn volledig werd uitgevoerd op uitdrukkelijk verzoek van de consument en de consument vooraf heeft erkend dat zij daardoor haar herroepingsrecht verliest, kan het herroepingsrecht vervallen.
Voor bepaalde diensten die gekoppeld zijn aan specifieke vooraf vastgelegde data, zoals bepaalde vaste reeksen, kan een wettelijke uitzondering op het herroepingsrecht gelden. Wanneer deze uitzondering van toepassing is, wordt dit vóór aankoop duidelijk meegedeeld.
De consument kan een herroeping melden via:
Het modelformulier onderaan deze voorwaarden kan hiervoor worden gebruikt, maar het gebruik ervan is niet verplicht.
19. Overmacht en tijdelijke sluiting
Wanneer Studio Ember door overmacht of omstandigheden buiten haar redelijke controle tijdelijk geen trainingen kan aanbieden, wordt gezocht naar een redelijke oplossing.
Afhankelijk van de situatie kan dit bijvoorbeeld bestaan uit terugplaatsing van credits, verplaatsing van trainingen, verlenging of tijdelijke opschorting van een abonnement of een andere passende oplossing.
Bij een langdurige sluiting wordt rekening gehouden met de duur van de onderbreking en met de diensten waarvoor de klant reeds heeft betaald.
20. Klachten
Vragen of klachten kunnen worden gericht aan:
Studio Ember probeert klachten eerst rechtstreeks en in overleg met de klant op te lossen.
Wanneer geen oplossing wordt gevonden, behoudt de consument de mogelijkheid gebruik te maken van de wettelijk voorziene vormen van geschillenbeslechting of zich tot de bevoegde rechtbank te wenden.
21. Toepasselijk recht
Op de overeenkomst met Studio Ember is het Belgische recht van toepassing.
Geschillen worden behandeld door de rechtbank die volgens de toepasselijke wettelijke regels bevoegd is.
Wanneer een bepaling van deze algemene voorwaarden ongeldig of niet-afdwingbaar blijkt, blijven de overige bepalingen van toepassing voor zover dit wettelijk mogelijk is.